如何保證參展效果
展覽是要講究效果的。任何參展商都會有這種愿望和要求。然而能夠?qū)崿F(xiàn)這種愿望和要求的并不多，甚至有些參展商也就沒有注意到這個(gè)問題，匆匆而來，草走過場，過后不糾，這是最愚蠢最昂貴的投入形式（不計(jì)后果的投入，都是這樣）。所以說，參展要講究參展效果，要達(dá)到一種目的或者是最佳的效果目的。這才是參展所需要的和所追求的。問題的關(guān)鍵是怕注意不到這一點(diǎn)，勞民傷財(cái)把錢花了，過后總覺得不值或余味未盡，但又找不到原因所在和實(shí)現(xiàn)最佳效果的方法。這才是最根本的原因。
參展商在面對形形色色的展會時(shí)，要充分考慮各種因素，這包括了展出方式、展出地點(diǎn)、展會規(guī)模以及主辦者的資質(zhì)等一系列的問題。
選擇展出方式
參加展覽之前首先要選擇最適合的展出方式。展出方式可以簡單地分為集體展出和單獨(dú)展出兩類。
集體展出大致有兩種形式：一是集體參展，指一個(gè)國家、地區(qū)或一個(gè)行業(yè)以一個(gè)集體參加展覽會，多表現(xiàn)為國家團(tuán)、行業(yè)團(tuán)和集團(tuán)公司團(tuán)；二是聯(lián)合參展，兩個(gè)以上的展出者組成的集體形成一個(gè)展覽單位，多表現(xiàn)為上下游企業(yè)展團(tuán)等形式。
集體展出一般都有專門人員負(fù)責(zé)展覽組織工作，對于沒有參展經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)市場知識，實(shí)力不雄厚的中、小企業(yè)是一種比較好的展出方式，尤其是在開拓國際市場方面。但是集體展出在展出面積、展出時(shí)間、展臺設(shè)計(jì)、展出風(fēng)格、人員配備等方面會受限制。
與集體展出相對的是單獨(dú)展出，即由展出者獨(dú)立完成展出工作。單獨(dú)展出是展出者直接參加一個(gè)展覽會，這是最普遍的展出形式，不僅需要一定的展覽知識和技術(shù)，還需要花費(fèi)一定的財(cái)力和人力，不過單獨(dú)參展自主權(quán)比較大，可以設(shè)計(jì)出自己的特色、顯示實(shí)力、提高知名度。
不同的展出方式有著不同的優(yōu)勢和劣勢，參展者應(yīng)根據(jù)自身的需要和實(shí)力選擇合適的展出方式，以取得最佳的展出效果。
做到知己知彼
在自己參加的展覽會上，要通過主辦單位了解同行的參展情況及他們所處位置，甚至他們的展品和宣傳重點(diǎn)。這樣自己就能在展覽會把握競爭的主動(dòng)性，更有效地展示和宣傳自己。
避免錯(cuò)誤觀念
在展覽選擇中，需要注意避免一些錯(cuò)誤的選擇觀念和方法。如果參展商不考慮自身的需要，不考慮市場條件，不對展覽會做全面細(xì)致的選擇工作，僅出于某一孤立的原因，或出于某一單方面的考慮而做出的展覽選擇往往是錯(cuò)誤的。比如：因?yàn)橘M(fèi)用低而選擇展會。費(fèi)用是選擇展覽的因素之一，但是在靠供求關(guān)系調(diào)節(jié)的市場經(jīng)濟(jì)中，費(fèi)用低必然有其原因，大的方面可能有三點(diǎn)，一是展覽會所在地的市場潛力可能不大，二是展覽會可能不適合展出者的需要，三是展覽會質(zhì)量效益可能不理想。因此，因費(fèi)用低而選擇展會往往是錯(cuò)誤的。不能孤立地考慮參展費(fèi)用而要綜合各方面因素考慮費(fèi)用。市場是否有潛力，展覽會是否適合展出者需要，展出效果是否好，應(yīng)該作為選擇的最重要考慮因素。
提前做好籌備工作
與經(jīng)濟(jì)流通的其他領(lǐng)域一樣，展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律，好的展覽會展覽工作效率高，展出效益好，且一般都具有專業(yè)性質(zhì)，有一定的辦展歷史。這種展覽會是靠專業(yè)技術(shù)、嚴(yán)格管理和長期努力造就的。但是展覽會的組織者為了保證展出質(zhì)量，會對展出者和參觀者進(jìn)行嚴(yán)格的控制。首先是對申請參展與參觀者進(jìn)行有選擇的邀請。其次，組織者對已參展者進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外，對參觀者也會控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會的質(zhì)量和效益。
鑒于以上情況以及展覽籌備周期長的特點(diǎn)，參展商在作出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作：
第一，盡早著手安排展覽工作。首先是需要盡早提出展覽申請，展覽會組織者的公開原則是按先來后到排序，并基本按此原則接納新的參展者，因此應(yīng)盡早報(bào)名。但是，組織者也可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者，所以展出者還可以作些公關(guān)工作，爭取一些優(yōu)惠措施。
此外，因?yàn)檎褂[會面積有限，對于單獨(dú)參加展覽會的展出者而言，也應(yīng)盡早落實(shí)場地。好的展場都很擁擠，尤其是好的展覽時(shí)間，不提前預(yù)定是租不到好位置的．
第二，做好長期工作打算，制定展覽工作計(jì)劃，按部就班地開展各項(xiàng)工作。在所有的營銷方式中，展覽可能是效率最高、環(huán)節(jié)最多、周期最長的一種方式，而且各個(gè)環(huán)節(jié)互相鏈接。所有這些工作不可以等到最后時(shí)刻再做，也不可以忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的、長期的工作計(jì)劃安排，經(jīng)費(fèi)、人員、工作項(xiàng)目、工作日程等都要統(tǒng)籌考慮安排。
總之，為了保證展出的效果，展覽選擇工作可以大致分為：對主辦單位進(jìn)行研究、選擇，根據(jù)展覽資料進(jìn)行研究、選擇，通過直接詢問有關(guān)方面獲取資料進(jìn)行研究、選擇以及通過實(shí)地考察獲取資料進(jìn)行研究、選擇。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。
如何達(dá)到最佳的參展效果：
一、 鶴立雞群，貴在突出
如何鶴立雞群，主要是在展覽布置中體現(xiàn)它的獨(dú)特性和與眾不同，以及它所產(chǎn)生的效果。如前邊所說，布展也是一種藝術(shù)，千姿百態(tài)、豐富多彩、各顯奇招。因此，在展覽的設(shè)計(jì)與制作中，如果想叫人注目，達(dá)到讓人留下深刻印象的目的，就必須注重從設(shè)計(jì)到制作的新穎性、獨(dú)特性和它的與眾不同。這就要求敢于打破常規(guī)、敢于創(chuàng)新。如2000年廈門的國際招商洽談會，筆者作為雙匯的參展代表，在僅有的3×3平方米的展覽中，如何突出雙匯的特色和與眾不同，本人真的煞費(fèi)一番苦心。當(dāng)時(shí)都是由組委會按一定規(guī)格統(tǒng)一裝修完畢，從整體看完全都像排成一隊(duì)的士兵，卻找不到“將軍”在哪里。且單位名稱，“河南省漯河市雙匯實(shí)業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司”18個(gè)字又配帶英文，密密麻麻全鑲?cè)朐?0cm×200cm的橫條門頭中，走不進(jìn)去，很難看到門頭上是什么單位名稱。況且，所有展區(qū)中的展位統(tǒng)統(tǒng)是一個(gè)面孔、一個(gè)模式，體現(xiàn)不出參展單位的“鶴立雞群”。為改變這種狀況，我們在經(jīng)過與組委會再三協(xié)商后，得到了他們理解和支持，由我們自己出錢、我親手設(shè)計(jì)，重新制作了新的大出原來2倍的橫條門頭，換上了紅底白字“雙匯集團(tuán)”4個(gè)大字。遠(yuǎn)遠(yuǎn)就能看到，而且一目了然，這樣不僅突出了該展覽鶴立雞群的地位，更主要的是表現(xiàn)出了它的大企業(yè)的大品牌，達(dá)到了壯觀、醒目和招引顧客的目的。
為了表現(xiàn)鶴立雞群的展示效果，除了本人采取的上述因地制宜改進(jìn)措施外，還應(yīng)該堅(jiān)持以下幾個(gè)原則：1、堅(jiān)持與眾不同，走自己的新路；2、造型一定要獨(dú)特，力求“高人”一籌；3、搶占有利地勢，表現(xiàn)自身核心；4、既當(dāng)領(lǐng)頭羊，又成羊后鹿（或叫雞頭鳳尾）；5、利用現(xiàn)代高科技，使用現(xiàn)代新材料，造出一個(gè)全新形象；6、當(dāng)燈塔，照射四方。以上這些都是確立主體地位的好方法，和成為雞中鶴的最佳途徑。
二、立體造勢，達(dá)到全方位的宣傳效果
一次展覽，就是一次介紹企業(yè)、宣傳企業(yè)、展示企業(yè)或團(tuán)體形象的絕佳機(jī)會。同時(shí)也是讓廣大消費(fèi)者了解一個(gè)企業(yè)產(chǎn)品的好機(jī)會，所以宣傳和公關(guān)就顯得十分重要。因此，這就需要解決好以下問題：
l. 與展覽所在地新聞媒體取得聯(lián)系，做好宣傳方面的前期準(zhǔn)備，配合當(dāng)?shù)氐碾娨晥?bào)紙做好宣傳報(bào)道。在條件允許的情況下，組織好新聞發(fā)布會，并擬定出詳細(xì)的宣傳計(jì)劃。在展期和展期前后的時(shí)間里，有序進(jìn)行廣告宣傳，最好以軟廣告形式出現(xiàn)。
2. 給所有參展的有業(yè)務(wù)往來關(guān)系的客商和當(dāng)?shù)氐闹饕砩桃约靶侣劽襟w、工商稅務(wù)、行政機(jī)關(guān)等相關(guān)部門提前發(fā)送請?zhí)谡褂[開幕前或展覽結(jié)束后，舉辦1-2次聯(lián)誼會。另外，對參展的主要客戶所住賓館、酒店，也要布展好相應(yīng)的宣傳內(nèi)容，如大廳中的招牌、歡迎性的條幅、房間配送的宣傳資料、水果等，都要盡可能地考慮周密。
3. 準(zhǔn)備好充分的宣傳資料，包括：企業(yè)介紹、區(qū)域或團(tuán)體介紹、有關(guān)參展方面的宣傳資料、宣傳畫等，贈送主要客戶和展覽中的參觀者。
4. 與聯(lián)辦、主辦的當(dāng)?shù)卣褪 医M委會領(lǐng)導(dǎo)建立良好的協(xié)調(diào)關(guān)系，特別是負(fù)責(zé)整個(gè)展覽會的組委會領(lǐng)導(dǎo)，要積極主動(dòng)地征求他們的意見，并向他們匯報(bào)工作，取得他們的支持與幫助。這樣會能從中解決很多實(shí)際問題。
5. 做好氣氛烘托，在中型和大型的展覽會上，為了烘托氣氛、擴(kuò)大影響、招徠人們的目光，適時(shí)的盤鼓隊(duì)、航空表演、軍樂團(tuán)、迪斯科、歌舞表演，以及嗩吶隊(duì)、秧歌隊(duì)也是必要的，但必須要在服裝與授帶上以及外在方面展現(xiàn)出企業(yè)或團(tuán)體的形象標(biāo)志，讓人一看便知是某某企業(yè)或單位舉辦的，但其間不可固定在某一地方，除在展位前后活動(dòng)外，亦可來回巡回宣傳。
6. 場外展示，為了配合內(nèi)在的展示，達(dá)到內(nèi)呼外應(yīng)的效果，在展場前的廣場處和人員必經(jīng)的大道上，布置一定的戶外展示也是可以的。這些戶外展示：一是形式的選擇，如拱門、大汽球、大布幅、燈箱、路牌、小旗等，以及造型非常奇特的創(chuàng)意造型作品，如在成都全國糖酒會上展出的“長城門樓”、“九條騰龍”、“飛機(jī)潛艇”等；二是展示地點(diǎn)選擇，如街市中的繁華鬧區(qū)、大商場超市、車站、廣場、橋頭、展場四周的高層建筑物和主要大道。如果是食品類，一定要組織好品嘗贈送活動(dòng)，并備齊相應(yīng)的設(shè)施或征詢意見簿。
總之，參展也是一門科學(xué)性的商業(yè)活動(dòng)，其間有很多技巧。搞得好了，確實(shí)能夠起到事半功倍的作用，達(dá)到少花錢多辦事；最后收到預(yù)期的目的和收獲。反之，勞民傷財(cái)，得不償失。因此，對參展進(jìn)行科學(xué)研究，并制造出規(guī)范化的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，既能節(jié)省經(jīng)費(fèi)又能有的放矢，這些都是非常必要的，也是應(yīng)該的。
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